TATA KELOLA RUANG FILING DI UPTD PUSKESMAS MASARAN II KABUPATEN SRAGEN

Abstract

Berdasarkan observasi UPTD Puskesmas Masaran II Kabupaten Sragen dalam penyimpanan dokumen rekam medis pasien menerapkan sistem sentralisasi, yang akan menentukan rekam medis selanjutnya disejajarkan dengan metode penjajaran secara berurutan. Penerapan masing-masing sistem ini saling mempengaruhi dalam riwayat penyakit pasien yang berkesinambungan serta penyediaan dokumen rekam medis bagi pasien lama yang melakukan kunjungan ulang. Namun saat pasien lama yang berkunjung tidak selalu dicarikan dokumen rekam medis yang lama, melainkan dibuatkan formulir rekam medis baru khususnya dokumen pasien yang telah memasuki masa in aktif. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui tata kelola ruang filing UPTD Puskesmas Masaran II Kabupaten Sragen. Jenis penelitian adalah deskriptif dengan menggunakan pendekatan crossectional. Jenis penelitian deskriptif dengan subyek petugas filing dan obyek ruang filing. Metode penelitian adalah observasi dan wawancara. Definisi Konsep adalah Ruang penyimpanan, Sistem penyimpanan, sistem penjajaran, sistem retensi, sistem pemusnahan. Instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi dan wawancara. Dari hasil penelitian diketahui bahwa memiliki ruang filing dokumen rekam medis aktif yang belum memenuhi aspek kerahasiaan dokumen rekam medis, ruang filing in aktif disebut gudang tidak terdapat rak penyimpanan melainkan dokumen rekam medis in aktif hanya diikat tanpa disejajarkan dengan metode tertentu, sarana dalam ruang filing aktif dan in aktif belum dilengkapi APAR, Vacum Cleanner dan kapur karena rak penyimpanan terbuat dari kayu, desain rak yang terbuat dari besi mudah merusakkan dokumen rekam medis saat pengambilan dan pengembalian dokumen. Sistem penyimpanan sentralisasi telah sesuai dengan SOP dengan dikelompokkan berdasarkan kode wilayah dan nomor kepala keluarga. Sistem penjajaran yang berlaku secara individual folder, disejajarkan berurutan dari nomor rekam medis anggota keluarga dan tidak menggunakan tracer. Sistem retensi dan sistem pemusnahan dalam SOP belum diuraikan tata cara retensi dan pemusnahan, namun retensi pernah dilakukan tahun 2014 tidak terdapat berita acara retensi dan penunjukkan tim retensi secara lisan sehingga tidak diketahui penanggungjawab dan jumlah dokumen yang telah diretensi aktif ke in aktif. Pemusnahan pernah dilakukan tahun 2018 dikarenakan dokumen rusak dan tidak terbaca terkena bencana banjir sehingga tidak melaksanakan proses nilai guna. Maka dapat disimpulkan bahwa ruang penyimpanan wajib dilengkapi sarana keamanan ruang, peralatan vacum cleaner, APAR. Mengkaji isi SOP terkait retensi dan pemusnahan. Mengkaji desain tracer yang ada. Menerapkan sistem penjajaran tertentu pada ruang filing in aktif untuk menghindari pembuatan formulir rekam medis baru bagi pasien lama.